Administrative Officer - language offer (50% FTE) - Academic Administration Office - College of Europe (Bruges Campus)

Find Dutch translation below

The College of Europe, Bruges campus, is looking for an Administrative Officer (50% FTE, 19h/week) in the Academic Administration Office. The selected candidate will be responsible for the administration and coordination of the campus’ language course offer (more information available here). 

The successful candidate should be available to start by 21 August 2023. 

We are looking for university graduates, preferably with some familiarity with the College of Europe, possessing:  

  • professional experience in (academic) administration; 
  • a very good command of English and French (written and oral) – Dutch and additional languages are an asset; 
  • excellent interpersonal, communication and organisational skills; 
  • an entrepreneurial/proactive mindset; 
  • a general understanding of teaching languages and related methods and tools; 
  • proven ability to work in a multicultural/international environment; 
  • flexible availability (presence on campus on Mondays required during teaching period).  

Tasks include: 

- responsibility for the administration, coordination and implementation of the campus’ language course offer, among others by 

  • liaising with professors and students (incl. logistical arrangements); 
  • advising on College of Europe policies and guidelines; 
  • supporting and advising the Director of the Academic Administration Office on the annual planning of the language course offer (incl. the annual budget) as well as the recruitment of professors; 
  • supporting and closely coordinating with the EU International Relations and Diplomacy Studies Department on the compulsory language courses in the programme; 
  • facilitating and monitoring course evaluations (incl. provision of feedback); 
  • liaising with the Admissions Office and all Academic Departments on language entry requirements and introductory/preparatory courses; 
  • ensuring the appropriate certification of student accomplishments (language diplomas), 
  • liaising with other services of the College of Europe (e.g., the Careers Office) on all matters related to languages; 
  • networking with external stakeholder and cooperation partners (e.g., cultural institutes); 

- general support of the daily work of the Academic Administration Office; 

- contribution to innovation projects of the Office (e.g. digitalisation). 

The College offers:  

  • an excellent academic and professional setting in a pleasant, international working environment;  
  • an employment contract under Belgian labour law;  
  • a competitive remuneration;  
  • a comprehensive benefits package including the compulsory holiday pay and an end-of-year bonus, meal vouchers,a transportation allowance, a telework allowance, a hospitalisation insurance, and a complementary pension scheme;   
  • legal holidays plus 8 days closing during the winter break, and 2 extra public holidays (9th of May and 11th of July).  

Applications, either in English or French, comprising a letter of motivation and a detailed curriculum vitae, should be addressed to: 

Isabelle Hillewaere, Director HR 
College of Europe 
Dijver 11 
BE-8000 Bruges 

and submitted via email in one single PDF file by Monday, 22 May 2023 to isabelle.hillewaere@coleurope.eu. 

Selected applicants will be invited for an interview taking place in early June 2023. 

Should you require any further information on the content of the position, please contact Ms. Angela O’Neill, Head of the Language Service (angela.oneill@coleurope.eu).  

For further information on the contract and remuneration conditions, please contact Ms. Isabelle Hillewaere, Director HR (isabelle.hillewaere@coleurope.eu). 

By submitting your application, you consent to have your personal data processed for the purpose of recruitment and the specific position you are applying for. You acknowledge that your data, the data provided by potential referees you provide, as well as data we receive from academic institutions we can contact for verification purposes, will be processed by the College of Europe, the members of the selection committee appointed by the College of Europe related to this recruitment process. 

All information will be treated with the utmost confidentiality and in line with the current data process regulations. 

For more information on how we use the information you have provided and how to exercise your rights, please see our privacy notice for recruitment (https://www.coleurope.eu/privacy).  

 

----------------

Het Europacollege, campus Brugge, is op zoek naar een Administratief Medewerker (50% FTE, 19u/week) in de Academische Administratie. De geselecteerde kandidaat zal verantwoordelijk zijn voor de administratie en coördinatie van het taalcursusaanbod van de campus (meer informatie vindt u hier). 

De succesvolle kandidaat moet beschikbaar zijn om op 21 augustus 2023 te beginnen. 

Wij zoeken universitair geschoolden, bij voorkeur met enige bekendheid met het Europacollege, die beschikken over:  

  • professionele ervaring in (academische) administratie; 

  • een zeer goede beheersing van het Engels en Frans (schriftelijk en mondeling) - Nederlands en andere talen zijn een pluspunt; 

  • uitstekende interpersoonlijke, communicatieve en organisatorische vaardigheden; 

  • een ondernemende/proactieve ingesteldheid; 

  • algemene kennis van taalonderwijs en daarmee verband houdende methoden en instrumenten; 

  • aantoonbaar vermogen om in een multiculturele/internationale omgeving te werken; 

  • flexibele beschikbaarheid (aanwezigheid op de campus op maandag vereist tijdens de onderwijsperiode). 

De taken omvatten: 

- verantwoordelijkheid voor de administratie, coördinatie en uitvoering van het taalcursusaanbod van de campus, onder meer  door 

  • contacten onderhouden met professoren en studenten (incl. logistieke regelingen); 

  • adviseren over beleid en richtlijnen van het Europacollege; 

  • het ondersteunen en adviseren van de directeur van de Academische Administratie over de jaarlijkse planning van het taalcursusaanbod (incl. de jaarlijkse begroting) en de werving van professoren;  

  • het ondersteunen en nauw coördineren met de afdeling EU International Relations and Diplomacy Studies over de verplichte taalcursussen in het programma; 

  • het faciliteren en monitoren van cursusevaluaties (incl. het geven van feedback); 

  • contacten onderhouden met het Toelatingsbureau en alle Academische Departementen over toelatingseisen voor talen en inleidende/voorbereidende cursussen; 

  • zorgen voor de juiste certificering van de prestaties van studenten (taaldiploma's), 

  • contacten onderhouden met andere diensten van het Europacollege (bijv. het Carrièrebureau) over alle zaken die met talen te maken hebben; 

  • netwerken met externe belanghebbenden en samenwerkingspartners (bv. culturele instellingen); 

- algemene ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de Academische Administratie; 

- bijdrage aan innovatieprojecten van de Academische Administratie (bv. digitalisering). 

Het College biedt: 

  • een uitstekend academisch en professioneel kader in een aangename, internationale werkomgeving;  
  • een arbeidsovereenkomst naar Belgisch arbeidsrecht;  
  • een competitieve verloning; 
  • een uitgebreid voordelenpakket waaronder het verplichte vakantiegeld en een eindejaarspremie, maaltijdcheques, een transportvergoeding, een telewerkvergoeding, een hospitalisatieverzekering en een aanvullende pensioenregeling;  
  • wettelijke feestdagen plus 8 sluitingsdagen tijdens de winterstop, en 2 extra feestdagen (9 mei en 11 juli). 

SOLLICITATIE 

Sollicitaties in het Engels of Frans met een gedetailleerd curriculum vitae en een motivatiebrief moeten worden gericht aan 

Isabelle Hillewaere, Directeur HR 
Europacollege 
Dijver 11 
BE-8000 Brugge 

en in één enkel PDF-bestand per e-mail ingediend vóór maandag 22 mei 2023 bij isabelle.hillewaere@coleurope.eu. 

Geselecteerde kandidaten zullen worden uitgenodigd voor een gesprek begin juni 2023. 

Voor meer informatie over de inhoud van de functie kunt u contact opnemen met Angela O'Neill, Hoofd van de Talendienst (angela.oneill@coleurope.eu).  

Voor meer informatie over het contract en de bezoldigingsvoorwaarden kunt u contact opnemen met Isabelle Hillewaere, Directeur HR (isabelle.hillewaere@coleurope.eu). 

Door te solliciteren geeft u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van de aanwerving en de specifieke functie waarop u solliciteert. U erkent dat uw gegevens, de gegevens van potentiële referenten die u verstrekt en de gegevens die wij ontvangen van academische instellingen waarmee wij ter verificatie contact kunnen opnemen, zullen worden verwerkt door het Europacollege en de leden van het selectiecomité die door het Europacollege in verband met deze wervingsprocedure zijn aangesteld. 

Alle informatie wordt met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en in overeenstemming met de huidige regelgeving inzake gegevensverwerking behandeld. 

Voor meer informatie over hoe wij de door u verstrekte informatie gebruiken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen, zie onze privacyverklaring voor aanwerving (https://www.coleurope.eu/privacy).