Find Dutch translation below
The College of Europe in Bruges is seeking applications for the position of full-time Administrative Officer (100% FTE) in the Academic Administration Office.
The Academic Administration Office is in charge of the administrative side of the academic activities at the College of Europe (Bruges campus). Together with the Academic Departments, the Office coordinates and supervises the smooth running of the academic year (i.e. course planning, liaising with professors and “flying faculty”, monitoring the implementation of the study regulations and related policies). The Office acts as the main coordinator between the students, the Academic Departments and the faculty/professors.
The successful candidate should be available to start as soon as possible (optimally already in June 2023).
We are looking for candidates with:
- a university degree;
- an excellent command of English and an at least solid command of French (min. B2 level); good knowledge of Dutch is an asset;
- professional experience in (academic) administration – experience in course planning and timetable formatting is an asset;
- computer literacy (Microsoft Office applications, such as Word, Excel and Outlook).
- good analytical, organisational and interpersonal skills, with the ability to meet tight deadlines;
- an attention to detail;
- the ability to work autonomously and as a member of a team;
- a high measure of flexibility;
- preferably some familiarity with the College of Europe.
Tasks include:
- communication in English and French, both orally and in writing, with students, staff and professors;
- compile, analyse and process academic data of students;
- the scheduling of courses delivered by a large faculty of mostly visiting professors;
- support the preparation of meetings of the College of Europe’s Academic Council;
- work closely with the academic departments and other services within the College;
- support the implementation of a resource management and scheduling software;
- update data on the College intranet and website, as well as databases;
- provide administrative and organisational support in the Academic Administration Office.
The College offers:
- an excellent academic and professional setting in a pleasant, international working environment;
- an employment contract under Belgian labour law;
- a competitive remuneration;
- a comprehensive benefits package including the compulsory holiday pay and an end-of-year bonus, meal vouchers, a transportation allowance, a telework allowance, a hospitalisation insurance, and a complementary pension scheme;
- legal holidays plus 8 days closing during the winter break, and 2 extra public holidays (9th of May and 11th of July).
APPLICATION
Applications in English or in French comprising a detailed curriculum vitae and a motivation letter should be addressed to:
Isabelle Hillewaere, Director HR
College of Europe
Dijver 11
BE-8000 Bruges
and submitted via email in one single PDF file by 15 May 2023 to Ms. Isabelle Hillewaere (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
Selected applicants will be invited for an interview taking place soon after the application deadline.
Should you require any further information on the position of Administrative Officer, please contact Mr. Frederik MESDAG, Director of the Academic Administration (frederik.mesdag@coleurope.eu).
For further information on the contract and remuneration conditions, please contact Ms. Isabelle Hillewaere, Director HR (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
By submitting your application, you consent to have your personal data processed for the purpose of recruitment and the specific position you are applying for. You acknowledge that your data, the data provided by potential referees you provide, as well as data we receive from academic institutions we can contact for verification purposes, will be processed by the College of Europe, the members of the selection committee appointed by the College of Europe related to this recruitment process.
All information will be treated with the utmost confidentiality and in line with the current data process regulations.
For more information on how we use the information you have provided and how to exercise your rights, please see our privacy notice for recruitment (https://www.coleurope.eu/privacy).
-----------------------------------------
Het Europacollege in Brugge zoekt sollicitaties voor de functie van voltijds administratief medewerker (100% FTE) in de Academische Administratie.
De Academische Administratie is verantwoordelijk voor de administratieve kant van de academische activiteiten van het Europacollege (campus Brugge). Samen met de Academische Departementen coördineert en superviseert de Academische Administratie het goede verloop van het academiejaar (i.e. cursusplanning, contacten met professoren en "flying faculty", toezicht op de uitvoering van het studiereglement en aanverwante beleidslijnen). De Academische Administratie fungeert als belangrijkste coördinator tussen de studenten, de Academische Departementen en de faculteit/professoren.
De succesvolle kandidaat moet beschikbaar zijn om zo snel mogelijk te beginnen (optimaal al in juni 2023).
We zijn op zoek naar kandidaten met:
- een universitair diploma;
- een uitstekende beheersing van het Engels en een minstens degelijke kennis van het Frans (min. B2-niveau); een goede kennis van het Nederlands is een pluspunt;
- professionele ervaring in (academische) administratie - ervaring met cursusplanning en opmaak van roosters is een pluspunt;
- computervaardigheden (Microsoft Office-toepassingen, zoals Word, Excel en Outlook).
- goede analytische, organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden, met het vermogen om strakke deadlines te halen;
- aandacht voor details;
- het vermogen om zelfstandig en in teamverband te werken;
- een hoge mate van flexibiliteit;
- bij voorkeur enige bekendheid met het Europacollege.
De taken omvatten:
- communiceren in het Engels en Frans, zowel mondeling als schriftelijk, met studenten, personeel en professoren;
- samenstellen, analyseren en verwerken van academische gegevens van studenten;
- het plannen van cursussen die worden gegeven door een grote faculteit van meestal gastprofessoren;
- de voorbereiding van de vergaderingen van de Academische Raad van het Europacollege ondersteunen;
- nauw samenwerken met de Academische Departementen en andere diensten binnen het College;
- de implementatie van een software voor middelenbeheer en planning ondersteunen;
- bijwerken van gegevens op het intranet en de website van het College, alsook van databanken;
- administratieve en organisatorische ondersteuning bieden in de Academische Administratie.
Het College biedt:
- een uitstekend academisch en professioneel kader in een aangename, internationale werkomgeving;
- een arbeidsovereenkomst naar Belgisch arbeidsrecht;
- een competitieve verloning;
- een uitgebreid voordelenpakket waaronder het verplichte vakantiegeld en een eindejaarspremie, maaltijdcheques, een transportvergoeding, een telewerkvergoeding, een hospitalisatieverzekering en een aanvullende pensioenregeling;
- wettelijke feestdagen plus 8 sluitingsdagen tijdens de winterstop, en 2 extra feestdagen (9 mei en 11 juli).
SOLLICITATIE
Sollicitaties in het Engels of Frans met een gedetailleerd curriculum vitae en een motivatiebrief moeten worden gericht aan
Isabelle Hillewaere, Directeur HR
Europacollege
Dijver 11
BE-8000 Brugge
en in één enkel PDF-bestand per e-mail ingediend vóór 15 mei 2023 bij Isabelle Hillewaere (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
Geselecteerde sollicitanten zullen worden uitgenodigd voor een gesprek dat kort na de uiterste datum voor indiening van sollicitaties zal plaatsvinden.
Voor meer informatie over de functie van administratief medewerker kunt u contact opnemen met Frederik MESDAG, Directeur Academische Administratie (frederik.mesdag@coleurope.eu).
Voor meer informatie over het contract en de bezoldigingsvoorwaarden kunt u contact opnemen met Isabelle Hillewaere, Directeur HR (isabelle.hillewaere@coleurope.eu).
Door te solliciteren geeft u toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van de aanwerving en de specifieke functie waarop u solliciteert. U erkent dat uw gegevens, de gegevens van potentiële referenten die u verstrekt en de gegevens die wij ontvangen van academische instellingen waarmee wij ter verificatie contact kunnen opnemen, zullen worden verwerkt door het Europacollege en de leden van het selectiecomité die door het Europacollege in verband met deze wervingsprocedure zijn aangesteld.
Alle informatie wordt met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid en in overeenstemming met de huidige regelgeving inzake gegevensverwerking behandeld.
Voor meer informatie over hoe wij de door u verstrekte informatie gebruiken en hoe u uw rechten kunt uitoefenen, zie onze privacyverklaring voor aanwerving (https://www.coleurope.eu/privacy).